作者：胡博 | 字数：2894 | 阅读：

摘 要：目前国内的常规火电EPC工程项目文档控制与管理的工作重点往往集中在对竣工资料的管理与移交，更多的是静态的和被动的，而对全过程文档的控制力度不足。由于过程文档的缺失和过程管理的不到位，从而导致项目竣工时的被动，项目管理存在较大的潜在风险。

关键字：EPC；火电工程项目；文档控制

1 火电工程项目文档控制管理的背景

从宏观经济环境来看，国家严控高污染、高耗能行业新增产能，火电机组正在向清洁环保高效的方向转型。2013年新增火电装机3650万千瓦，与前几年的高峰期相比降幅近40%，近几年仍持续下降。从行业竞争形势来看，市场竞争从分散走向集中、从封闭走向开放、从国内走向国外的趋势更加明显。

国内常规火电走向国际市场具有造价低的明显优势，采用方式也大都是EPC（设计、采购、施工）总承包模式。承包方管控的要点主要是进度、费用和质量三要素。而国际项目建设方非常重视项目文档，特别是过程文档控制和收集，它是静态档案向前延伸的动态概念。一旦发生纠纷，文档是解决双方纠纷的主要法律依据。

目前国内的常规火电EPC项目文档控制与管理还是一个短板，未与国际接轨。工作重点往往集中在对竣工资料的管理与移交；而对过程文档的控制力度不足，由于过程文档的缺失，项目管理存在较大的潜在风险。同时在从事项目文档的专业队伍建设上，也存在较大差距；另外缺少国际通用的电子文档控制管理平台应用。

2 EPC模式下火电工程项目文档控制管理的要点

（一）业务角度的全过程管控

文档控制最关键问题是将项目产生的所有文档收集完整、齐全。怎样才能将文档收齐？怎么才能确定文档是否收齐？最具操作性的方法就是要从业务角度进行全面梳理，形成一个系统、完整的EPC项目文档清单。该清单是文档控制的第一控制手段和技术，为文档及时收集、过程控制和责任落实提供了可操作性的依据，是保证项目文档的全方位控制以及标准化竣工移交的关键因素之一。

项目文档清单内容涵盖从招投标开始，项目启动到结束的项目管理文档、施工文档、设备文档、参考类文档，包含所有的竣工移交文档与全过程的项目管理文档。要想控制结果，必须控制过程。文档清单本身是静态的，关键是要弄清楚清单的每一份文档产生的工作作业环节，控制这个文档产生的过程，将管理责任分解到人，文档的过程控制就更具操作性，这是个动态的概念。

以主厂房单位工程为例，项目施工文档主要包括单位工程综合管理文档（开工报审、施工方案、图纸会审等）、施工记录（隐蔽工程、测量、沉降观测记录等）和项目质量验收文档（单位工程、分部、分项、检验批报审文档），检验批文档分解到现场施工的工作节点，按照业务流程分解出每一个工作节点应该提交的文档、提交的时间、提交的责任人。通过项目文档清单，明确项目文档收集范围；通过文档工作责任分解，实现全员负责的文档管理方式；通过各类文档管理流程和表单，实现文档的标准化管控。此种模式，操作方便，容易落地。

（二）设备供应商和分包商管控

项目文档控制，涉及到设备供应商和分包商，必须纳入文档控制的流程和环节，进行前端控制。EPC管理方从招标书编制开始，就纳入文档控制流程，最终要在合同中明确体现。在合同中明确项目文档过程管理、项目文档移交等具体要求，包括文档完备前提下的付费节点要求，通过对设备供应商及分包商的约束，实现对项目文档的全过程高效管控。

招标阶段是文档控制的第一节点。将文档控制的节点提前至招标阶段，将对项目文档的管理要求、设备文档清单写入招标文件中，不仅为项目文件管理提供有力的依据，而且对施工分包商以及设备供应商进行了有效的约束。

具体实施要求，以设备文件为例进行说明：

1、在招标书编写阶段，明确对设备供应商的文档管理要求，将具体要求写入招标书中。

2、在评标阶段，根据设备供应商在投标文件中编写的关于设备文件管理的应标要求，确定该供应商是否中标。

3、在合同签订时，将设备供应商在评标阶段提交的文件清单写入设备合同中，使其具备法律效力。

（三）电子邮件管控

电子邮件是总承包项目部与相关方沟通的重要方式。多人参与，邮件分散，收集困难，可追溯性差，存在很大风险。邮件作为文件的一种具有其法律效力，通常会与相关方进行约定，采用邮件进行沟通交流，设立专用电子邮件信箱，特别是国际项目，，邮件沟通非常多，邮件作为特殊文档必须纳入控制范围。

（四）声像文档管控

项目声像文档是项目文档的重要组成部分，是以最直观的方式记录生产过程。过程中如果没有及时进行采集，无法进行弥补，特别是隐蔽工程。因此必须及时进行声像文档的采集，规定各部门及人员在声像文档管理中的职责、声像文档的采集标准，对采集进度节点和地点、收集、整理、提交、上传系统、归档和移交等关键环节进行管控。

要想对声像文档进行控制，必须明确声像文档的收集标准，并明确各类声像文档的主责部门，将声像文档管理职责进行分解。声像文档的收集范围要具有完整性、可操作性的特点，管理要渗透到各个部门的管理体系之中，实现全员、全过程管控和责任分解。

明确了声像文档的收集范围，需要制定声像文档的采集标准，声像文档分类、照片数量、拍摄要求、命名规则等，统一工作标准和要求。另外，需要对声像文档采集的主要进度节点和地点等进行规定，保证每个关键节点的照片能够及时采集，明确拍摄方式，保证项目声像文档全过程管控。

（五）标准化文档编码管控

文档编码是文档管理的重要基础，在根据业务梳理好项目管理文档清单的基础上，制定标准化、可扩展的编码体系，为文档管理系统化、信息化打好坚实基础。该编码体系既要符合国内有关规范，又要适合不同国家按区域和系统划分的编码规则，编码要覆盖项目所有文档，分类清晰、便于文档编码、移交、归档、查询等。对于不向业主移交的项目管理性质文档可执行本文研究的编码规则，对于需要竣工进行移交的文档，如果业主单位有特殊要求，可以执行双编码。

土建专业施工质量验收记录编码规则及示例：

xx发电总承包项目1期工程1号机组，土建专业1#机组主厂房上部结构，混凝土吊车梁模板拆除检验批第一次验收。

其编码为：T- 01-01-01-00-05-01-01-02-01

3 总结

通过对EPC模式下火电工程项目文档控制要点的研究和分析，可以实现对项目文档全过程的管控。从文档控制的范围来看，包含火电工程项目竣工移交文档、项目过程管理文档、声像文档、电子邮件等所有文档，项目文档系统、完整；从文档控制过程来看，包括了对项目全部文档的管控，覆盖全员、全过程；从项目文档编码来看，编码覆盖所有文档，并且国内外适用。

本文研究的主要内容，适合国情，操作性强，已经应用于数个国内外火电EPC工程。使EPC管理方具备了EPC项目文档全过程控制能力，变被动为主动，变静态为动态，成为火电工程项目管理核心竞争力的重要组成部分，推动了火电总承包领域档案科技进步，对其他领域文档管理的规范化建设也具有一定借鉴作用。

参考文献

[1] 王黎平.电力档案标准化管理实施指南[M].北京：中国水利水电出版社，2012.6