作者：秦咏梅 | 字数：2641 | 阅读：

摘 要：人事档案是组织、人事等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料。人事档案是个人社会履历信息的载体，为国家以及单位准确把握人力资源提供重要参考的基础。作为一项综合的复杂的系统工程，人事档案的管理工作必须采取合理完善的管理方式，做到规范化、科学化。

关键字：人事档案；规范化；科学化；实现

1 人事档案管理目前存在的问题

第一、目前旗县人事档案管理基础薄弱，档案管理意识不强。档案管理人员缺乏专业的知识技能，档案人员主动收集人事档案意识淡薄，管理内容也是局限在简单的汇总、整理、建档的业务，不能及时有效的更新补充档案内容。

第二、形成的人事档案主动送交意识薄弱。产生人事档案的有关部门在某些人事档案形成后一个月内不能主动送交人事管理部门。学历、职称评定、职工技能等级鉴定、合同、奖惩等资料没有及时充实到个人档案中。《职工履历表》、《职工基本情况登记表》不能及时更新，职工人事档案不齐全、不完整。

第三、对已形成的人事档案如《职工履历表》，《职工基本情况登记表》等人事档案填写内容不准确，造成人事档案前后填写不一致，如：参加工作时间、工龄、履历等内容，人事部门没有对补充的人事档案进行审核，严格把关。

第四、管理手段过时。随着计算机以及信息技术的日益发展，传统的文件档案的管理手段日益凸显其弊端，手工誊录的记录方式、纸质文档的档案、人工翻阅查找的调阅手段、古老铁柜的存储方式等等手段在信息化时代都已面临淘汰。过时的管理手段，不仅浪费大量人力物力，而且档案管理利用率低下，档案管理信息化、智能化、快速化以及安全都不能很好的实现。

2 完善人事档案管理工作的举措

1、应充分重视人事档案的重要性。首先，通过多种形式、利用多种渠道有效宣传，使相关部门及职工意识到人事档案对于本人的重要性。其次，要对本单位的人事档案工作实施全面的规范化管理，按照人事档案工作目标管理考评标准的规定，配备专业的人事档案管理人员。档案管理人员要熟练掌握人事档案材料的收集、鉴别、归档、整理、提供利用以及档案的保管、保护等技能。人事档案管理人员要积极参加档案管理部门定期举办的相关培训，通过再学习强化档案管理人员的业务能力，提高管理水平。档案人员要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。

2、建立健全档案管理制度。要制定和完善人事档案工作规章制度，做到制度化与规范化。在《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等相关法律法规基础上，制定《人事档案查（借）阅制度》、《人事档案收集制度》、《人事档案鉴别归档制度》、《人事档案转递制度》、《人事档案检查核对制度》、《人事档案保管保密制度》、《送交档案材料归档工作制度》、《人事档案计算机管理制度》等，使人事档案管理工作的流程标准化、规范化、制度化，每个环节都能做到有章可依、有章必依，使得管理人员对人事档案管理工作的制度、标准有清晰、准确的认识，有效的保障人事档案工作的高效、高质。

3、收集与鉴别：按照《人事档案材料收集归档规定》的收集范围，及时收集人事档案材料。收集的人事档案材料应真实准确、齐全完整、文字清楚、对象明确、手续完备、具有保存价值。公司人事、工会、纪检、党建、审计等部门要及时将形成的职工工作调配、干部任免、职称职务评聘、技能等级鉴定、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇、合同、学历、奖励（处分）、履历、入党入团等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，在形成材料后的一个月内，由材料形成的主管人员将人事材料及时送交人事档案管理部门，充实档案内容。对无故或有意不送交档案材料甚至丢失档案材料的，对有关责任人予以批评教育，并列入考核中。对近期形成的不符合要求，但属归档范围的材料，应退回材料形成部门，提出意见，限期纠正，应使人事档案能够真实地全面反映个人全貌。收集或送交的人事档案材料经检查核对无误后，要在《人事档案交接登记簿》上逐一登记。对送交的档案材料，管理人员要认真进行鉴别，做到：鉴别准确，取舍得当，手续完备，归档及时。要严格审查防止不符合归档要求的材料进入档案。对伪造档案材料、涂改档案内容的，一律不予接收。送交的人事档案材料，统一使用A4规格的办公用纸，档案内容不得使用圆珠笔、铅笔、或红色墨水和复写纸书写。一般的人事档案材料必须为原件，特殊材料（如学历证、学位证、职称证、技能等级证、获奖证书等）需存档的，复印后必须加盖人事部门的公章后方可归档。收集的《职工履历表》、《职工基本情况登记表》需经组织审查盖章，本人签字后方能归档。个人撰写的材料应有形成时间、本人签字。其中由组织上形成的材料应保证内容填写完整、明确、形成材料的时间清晰且有公章，使得档案内容在日后的调阅参考中具备利用价值。

4、归档与整理：人事档案统一使用A4纸进行装订，要求目录清楚、装订整齐、分类要准确。人事档案分类要按照《人事档案规范文本》要求进行分类、整理。同类档案按照时间先后排序归档。对收集的人事档案材料在一个月内归入盒内，每年装订入卷归档一次。要严格按照有关规定对人事档案进行编号排列，做到分类准确、编排有序、目录清楚，，利于查找。

5、利用与转递：人事档案利用范围要符合规定，审批手续齐全，借阅档案一般不超过10天。转递职工人事档案须填写转递企业职工档案材料通知单并通过纪要交通转递或派专人送取。转出的职工人事档案材料齐全，符合要求，无零散材料。对转来的档案要认真审核《转递人事档案材料通知单》，核对转来的档案材料数量与《通知单》或《移交清单（册）》是否一致、原因是否清楚、有无毁坏、缺页等情况。档案转接过程中，必须准确记录交接对象、时间、经办人以及交接单位，形成完善的交接手续，同时交接手续要有本人亲笔签字加盖单位公章后方能归入人事档案。

6、建立人事档案登记台帐，定期或不定期对库存人事档案进行检查、核对，确保人事档案的安全和完整。在接收、转出、查（借）阅档案等日常工作中，认真做好记录，做到名册与档案相符，人与档案内容相符。

7、加强人事档案信息化建设，实现档案信息化是加强人事档案管理、提高服务水平的必经途径。要应用计算机技术建立电子档案，使用符合中组部要求的干部人事档案管理软件，配备人事档案管理专用计算机、打印机、复印机、扫描仪等设备，按照要求进行人事档案数字化扫描，建成人事档案管理信息库，实现档案信息化，现代化。