作者：王明丽 | 字数：3877 | 阅读：

摘 要：档案信息是一种重要的资源，开发档案信息资源创造经济效益，这是由档案本身、档案工作和档案信息资源开发的目的三者共同作用决定的，本文借用了相关学科的理论论证了进行档案信息资源开发经济效益评价的重要性，并对现有的《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定》进行了简要评价。

关键词：档案信息资源；经济效益；评价

在当前信息化社会的大背景下，国家明确指出要深入、广泛地开发信息资源，加快国家信息化进程，开发档案信息资源已经成为社会信息化的一个重要组成部分。档案信息是一种重要的信息资源，由于档案自身、档案工作和档案信息资源开发工作的特点决定了档案信息资源开发同经济紧密相连，本文在此基础上指出了信息资源开发的经济效益评价的必要性并简要的评价了现有的计算方法。

档案自身的属性、档案工作的性质、档案馆的职能决定了档案信息资源开发同经济范畴联系密切。中华人民共和国档案法把档案定义为是“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”，从档案定义中我们看出，档案是有保存价值的历史记录。价值是指主体需求同客体信息的相符程度，相符多就称价值大，反之价值小。由于档案自身的价值基础，决定了档案是开发信息资源的重要客体，因此档案的价值属性也成为了档案信息资源开发形成经济效益的一个促成因素。“档案工作的效益就是社会对档案工作的投入和檔案部门对社会档案信息需求的有效满足程度两者之间的比较关系。”①因此在开展档案工作的过程中增加投入要以能否满足社会的档案信息需求为评价标准。开展档案利用工作不仅要靠自然形成的原始实体，而且还需要依据档案中的信息进行科学的整理、加工来提供利用。目前，我国档案信息现状是信息数量大，分布不集中，没有规律，这就需要我们的档案工作转向对档案中的信息进行一次、二次加工，提供给社会利用。在进行加工的过程中要加入人的思想，使档案信息序化，激活档案信息，如何才能投入最少的人力产出最大影响的信息，这就涉及到一个投入产出的问题，也就是效益的问题。档案馆工作通则中第二十二条规定，“档案馆应积极开展档案史料的研究和编纂工作，根据需要编辑档案文件汇集和其他参考资料，经主管领导人批准可公布档案文件。省级以上和有条件的档案馆，要设立编研机构，有计划地编辑出版各种档案史料汇编。”可以看出，档案馆有义务开发档案信息资源，档案编研是档案工作的一个重要环节，档案编研是档案信息开发的一个重要手段，档案编研包括选题、选材、编排、出版、发行等一系列环节。选题是个重要环节，选题不仅要跟上时代潮流，还要有一定的超前性，不符合大众心理的选题肯定效益不能高，出版发行是检验档案信息开发经济效益的一个重要环节。档案馆的开发工作要讲求效益，使档案馆信息开发的投入和产出有个合理的比例。

档案信息资源开发经济效益是指针对本单位及社会有关方面的需求，通过信息加工、信息交流、信息咨询以及日常提供利用等方式，将档案中蕴藏的信息发掘出来，应用于经济建设之后所创造出来的经济效益。档案信息资源开发经济效益评价是指对开发档案信息资源所创的绝对经济效益与为了开发利用档案信息资源的劳动消耗之比的评定、评估过程，档案信息资源开发经济效益评价对档案工作者、档案工作、档案事业的发展都有重要作用。

档案信息资源开发的经济效益评价在一定程度上是档案工作者的自我价值的实现过程，这一过程增强了档案工作者的责任感及工作的积极性。美国心理学家马斯洛（A .H . Maslow）把人的需求分为五级，其中基本的生理需要和安全的需要都属于低级需要，社交与从属的需要、尊重的需要和自我实现和成就的需要都属于高级需要，自我实现和成就的需要是人的需要的最高级阶段。人的自我价值实现是社会对个人在物质或者精神方面所给予一定肯定的过程。档案工作者就是在这种不断的自我价值的实现的过程中获得新的提高，只有满足了档案工作者自我价值的实现，才能产生新的动力和新的需求，激励档案工作者进行下一轮的信息资源开发。在档案工作者价值自我实现的同时，还要激发档案工作者的工作热情，避免“自我满足型职业停滞”。

档案信息资源开发的经济效益评价体现了档案工作自身的价值，并为档案自身工作的发展、完善提供了依据和方向，同时也在一定程度上对巩固档案工作自身的地位、树立档案工作的形象也起了重要作用。档案工作的本质“是管理档案和开发档案信息资源为社会各项活动服务的工作。”②对档案工作所开发的信息资源所创经济效益的量给予定量的评价，用数字来反映档案工作的成果，也是证明档案工作在社会主义建设过程中的作用和地位的过程，信息资源开发的经济效益量化能使档案工作得到社会的认可。档案信息资源开发的经济效益评价能够完善档案信息资源开发工作，并为档案信息资源开发的决策提供方向和依据。档案信息资源开发的经济效益评价实质上就是档案信息资源开发的反馈过程，只有与信息资源开发成果的受众进行交流，才能有效地进行新一轮的信息资源开发。我们可以引用物理学中的耗散理论对其进行解释，耗散结构理论是比利时物理学家普利高津在1969年的理论物理和生物学的国际会议上提出来的一个概念，他认为一个开放的系统可能有三种不同的存在方式，热力学平衡态、与平衡态只有一点微小的差别的状态、远离平衡态时出现的稳定有序的动态结构，远离平衡态时出现的稳定有序的动态结构我们称之为耗散结构，这是一种活的结构，需要不断的与外界进行物质和能量的交换，通过自组织形成一种新的平衡，强调与外界的物质和能量交流过程，这就好像是信息资源开发的反馈，使信息资源开发进入下一循环的平衡状态。档案馆工作通则第二十四条规定：“档案馆应及时、准确地掌握档案和资料的利用效果，不断改进利用工作。”

档案信息资源开发的经济效益评价对档案事业的发展有重要的意义。档案信息资源开发的经济效益评价对宣传档案事业、发展档案事业、开展档案信息开发经验交流都有重要的作用。宣传档案事业是向人们传播档案、档案工作方面的相关信息，增强社会的档案意识的一项工作。档案信息资源开发的经济效益可以为档案宣传工作提供有说服力的数据，通过不断的宣传进而影响人们的行为。档案事业的发展需要社会各界的支持和监督，只有让社会各界认识到档案信息的重要性及档案信息所能创造的效益，才能赢得他们的支持和监督，把档案事业推进到一个崭新的发展阶段。档案信息开发经济效益评价是开展档案信息经验交流的一种形式。对于一个地方的档案馆来说，档案信息开发经济效益评价是对此档案馆的评估和鉴定，对于一个地区的档案馆来说，就是各个地方的档案信息开发经济效益的集中评价，可以看成是一个经验交流的机会，提高一个甚至一个地区档案信息开发工作水平。

档案信息开发经济效益具有诸多特点，档案信息开发经济效益的潜在性、长期性、多元性，决定了档案信息开发经济效益评价是一个复杂的工程，不仅要坚持短期效益和中长期效益相结合的原则，还要坚持定量分析和定性分析相结合的原则。考察我国目前已经有的档案信息开发经济效益评价成果，多集中于对档案信息开发经济效益的定性评价，对档案信息开发经济效益的定量评价成果还是很少。1994年国家档案局颁布的《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定》（试行）中，第九条指出：“为合理计算开发利用科技档案所创经济效益，正确评价科技档案对科研、生产和建设工作所创经济效益的作用程度，本方法采用科技档案作用系数а值来表示”。第十一条：“开发利用科技档案所创经济效益的通用计算方法。开发利用科技档案所创经济效益（J）等于科技档案作用系数（а）乘以某项科技措施获得的全部经济收入（S）减去开发利用科技档案的成本费用（C）（以下简称成本）。公式： J=аS—C”。并根据具体实际的不同，把a值分为起凭证作用、技术转让、節约设计工作量、增加设计收入、节约原材料和能源、提前投产设备维修提前完成提前竣工、增加产量、提高质量、扩大销售九方面，，a的范围在0-1之间。这一算法的实施，在各个试点单位都取得了良好的试用效果，但也存在相关问题和不足。首先，这是一个有关开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定，因此只能衡量科技档案所创经济效益，但是其它档案信息同样可以产生经济效益，是否把该规定给以修改，扩大这一计算方法的使用范围。其次，a值的取值范围太宽泛，各个单位在使用过程中应该根据本单位的实际情况，进行细化，缩小a值的取值范围，有可能的话应该把价值在各个行业中都确定具体的范围，以便于不同行业衡量档案信息资源开发的效益。再次，这一规定只能衡量经济效益，档案信息资源所产生的还有社会效益，如何才能把社会效益以量的方式度量是给新时期的档案信息资源开发效益评价提出的新课题。

档案信息资源是国家信息资源的重要组成部分，档案信息资源开发经济效益评价可以更明了地显示档案信息在社会主义现代化建设中有重要的作用，对档案工作、档案事业的发展都有重要的作用。“开发信息资源，服务四化建设”“大力开发档案信息资源”“为建设社会主义物质文明和精神文明服务”，在国家领导人的关怀下，在中共中央和国务院的高度重视下，档案信息资源的开发利用肯定会健康深入发展，定会创造更大的经济效益。

注释

①冯慧玲、张辑哲：《档案学概论》，北京：中国人民大学出版社，2002：90页

②冯慧玲、张辑哲：《档案学概论》，北京：中国人民大学出版社，2002：84页