作者：李伟艳 | 字数：3147 | 阅读：

摘 要：人事档案是为单位记录和提供人才信息的主要来源。人事档案的整理及保管工作是保证整个单位档案管理工作顺利进行的重要基础。经济发展迅猛，社会的进步飞速，信息化的发展来势汹汹，对人事档案管理工作要求越来越高，，为使檔案能够更加有效的为单位管理工作的进一步发展提供有力的支持，促进单位建设完善，必须正视现今人事档案管理工作的整理与保管中存在的问题，加强对人事档案管理的建设。

关键字：人事档案；整理；保管

档案管理是我国各级各类国家机关，社区及企业单位的管理工作中的重要组成部分，而人事档案管理工作又是档案管理工作的重要组成部分，它真实的收集和记录着整个单位人事管理的各种历史活动，记录着每个人的德才表现、社会经历、学历等信息，为接下来的单位人事建设和其他管理工作的进一步开展提供依据。人事档案管理则有其特定的价值和意义，在衡量单位档案管理水平中起着重要作用，对于推进单位建设和社会进步也有着特殊意义，人事档案整理与保管的水平的高低直接影响着单位档案资料保存的质量。而目前，新的办公自动化浪潮席卷而来，人事档案管理的整理与保管工作还不能完全符合当代人事档案工作的需要。

1 人事档案的整理及保管工作内容

首先，整理人事档案信息的人员必须收集完整的材料，对所收集到的材料进行分析鉴别，划分类别，编排顺序和目录，保证每卷档案的完整性、真实性，具有条理性和实用性。排序时应考虑材料的内容之间的内在联系，划分标准，依据标准对人事档案材料进行排序，类别编码及页码等编号应标记清楚，以方便日后对人事档案的查阅和检索。

人事档案的记录与保管应统一使用规定的标准。除正当程序的提取与使用外，不应私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。

2 人事档案整理与保管工作中存在的问题

1.档案管理人员的专业素质不足，职业道德缺失

目前，大多数的人事档案整理及保管人员都是非科本出身，专业素质不高，缺乏档案管理相关的工作经验，对档案工作的重视程度较低。部分工作人员对于现代信息技术及档案管理相关软件的应用不熟练，不仅会使人事档案的整理及保管工作出现安全隐患，甚至造成了单位人事档案的缺失，更严重导致了人事档案管理工作的效率和成果落后。由于档案整理及保管的工作性质让人感到乏味，一些工作人员出现工作积极性不高，受传统观念影响，对工作缺乏热情，缺乏主动性。另外其他相关工作人员档案意识不强，没有主动归档的意识。人事档案缺乏规范化和标准化，进一步拉低了档案管理工作的效率。

2.对档案的重要性认识不到位，档案管理人员过少

人事档案管理属于一个默默无闻、不起眼的工作，人力、物力、财力的支持明显不足。据统计表明，至今仍有些单位没有设置专门的人事档案管理场所，还有很多单位的档案管理人员极少，有些甚至直接由单位普通工作人员兼任。单位领导对此也没有足够的重视，资金支持投入不够，没有安装或改进人事档案的整理及保管工作所需要的档案管理软件，影响了档案整理及保管工作的工作进度和成效。缺乏一套完善的人事档案管理制度，使得档案工作人员在工作过程中没有准确的指导。另外，人事档案的整理及保管模式的落后使得档案的分类、整理、归纳都远远落后于其他领域，随着单位管理建设的逐步完善，人事档案事业的规模不断扩大，档案的内容愈加丰富，传统的人事档案的整理及保管工作模式根本无法满足当前社会的需要。

3.对新媒体技术运用不到位，忽视电子信息保密工作

社会逐步进入数字化、信息化阶段，信息化技术在各领域各行业中的作用越来越突出。很多单位已经实现数字化的档案管理，利用现代信息技术对档案进行归类管理和储存，有效的改善了之前人事档案管理中存在的种种局限和不足。但是还是有单位忽视了对人事档案整理与保管的安全，没有配备相应的软硬件设施，一旦计算机硬软件出现无法预测的问题，就会造成电子人事档案的丢失，这对单位管理来说，是一个极大的隐患。加之单位人事档案的整理及保管人员对计算机杀毒知识的欠缺，对电子档案的保护意识较差，给单位人事档案管理带来了很多损失。

3 提高人事档案整理及保管水平的对策

1.注重人事档案整理及保管人员的专业素质和政治素养的培养

首先，各单位把人事档案整理及保管工作纳入进一步的工作目标和建设计划，应把引进专业的复合型人才提上日程，并针对不同人员的特殊情况经常地规范化的进行职业道德培训、专业基础理论与技能培训、信息技术培训、现代化管理方法和技术培训等边讲边操作的培训方式。人事档案的整理及保管人员的专业素质决定着档案管理工作水平的高低，不断更新他们的专业知识和技能，锻炼工作人员对信息技术的运用的熟练程度，提高他们的信息专业化程度，以更好的适应档案管理信息化建设的需要和要求。

其次，人事档案的整理及保管工作是一项严密的政治工作，它要求工作人员必须具备良好的思想道德素质，对人事档案整理及保管工作要保持积极向上的工作作风，对工作投入高度的热情，提高工作效率。单位应把人事档案管理部门应把被动接受变为主动上门服务，主动收集各部门人事档案资料。对人事档案工作认识认识充分，一心一意为单位人才管理服务。

2.加强制度建设，实现规范化管理

人事档案的整理与保管工作需要与档案局等相关部门密切配合，单位领导应重视对本单位人事档案整理及保管工作的管理，聘请专业的人事档案的整理及保管人员。主管人事档案管理工作的领导应尽快结合实际情况，建立健全一套系统理论的档案管理信息化建设制度。为人事档案管理设置专门的办公室和工作人员，明确各部门的分工与合作，各部门之间密切交流、加强沟通，规范化管理工作流程，共同促进人事档案的整理及保管工作的顺利进行。另外，后期的制约与监督措施也是必不可少的，通过对人事档案整理及保管工作的监督，对档案的安全进行保护，绝不能给予不法分子可乘之机。人事档案工作者要充分认识到自身工作的责任，增强自己的使命感和责任感，确保档案管理工作顺利和深入的开展，努力开创档案的整理及保管工作的新纪元。

3.软、硬件配置齐全，减少安全隐患

软、硬件配置齐全是完成档案管理信息化建设的基础性条件，只有拥有齐全的配置，人事档案工作人员的工作才能顺利进行。计算机技术进行人事档案的整理及保管能够有效地处理大量文件信息，各类单位要舍得在这方面花钱，为人事的档案整理及保管工作配备良好的计算机及其系统，从而提高档案管理工作的效率。另外，应邀请专业人士为人事的档案整理及保管工作设置其特定的档案管理软件，为人事档案管理设置一个专门的保护系统，尽量避免档案信息的泄露或流失。

4 小结

人事档案的整理及保管工作是单位管理乃至社会经济健康可持续发展的重要基础，而人事档案的整理及保管工作人员的素质是做好档案工作的基础。只有建立健全人事档案管理机制，保证人事档案管理人员的专业素质和综合素质过关，对电子档案实施有力的保护措施，才能保障人事档案管理工作有条不紊的前进，提升人事档案整理及保管工作的整体业务素质。

参考文献

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