作者：柴军荣 | 字数：3046 | 阅读：

摘 要：人事档案是人才管理的基础性工作，随着社会经济的发展，传统的人事档案管理方式已经不再适应档案管理的需要，人事档案信息化就是要依靠计算机技术、网络技术和通信技术等信息化手段将传统的纸质人事档案资料和现代的图片、音频和视频等多媒体资料进行录入、存储、检索和应用。因此，推进人事档案信息化就要从原始资料的采集、数据库的建立和相关技术人员培养等方面着手实施。本文将对于当前人事档案管理的现状展开探讨，并分析了信息化建设的发展策略。

关键词：人事档案管理；现状；信息化建设；措施

1 我国现阶段人事档案管理的现状

1.1 人事档案内容存在随意性，不真实性

真实性是人事档案的生命，而现在的人事档案材料中经常存在内容的不真实性。有的档案中材料内容前后不一致，同样的经历，前面一个年代，后面一个年代。例如，出生年月日经常出现前后不一致的情况，有的人随意填写，和身份证上都不能保持一致；还有参加工作时间、入党、入团时间也是经常变化，每次填写时也往往不一致。还有的材料甚至出现前面一个姓名，后面一个姓名的情况。有的人户口改了名字，却不在人事档案中进行说明，往往就造成了姓名前后不一致的情况。改名后应在人事档案中进行说明，否则给档案的管理带来很大的麻烦。档案中的考核材料经常是优点多，缺点少，只有成绩，没有差错。之所以存在这些问题，主要是因为单位人事档案的管理者以及填写档案人员自身对人事档案不够重视，随意填写，没有实事求是的反映个人的真实情况。

1.2 人事档案材料内容不齐全

人事档案应完整的反映一个人的成长历程，而很多人事档案中一些履历表、年度考核表都缺少或不全，一些学历证明、技术职称取得情况、工资变化材料也不全。主要原因有：一是单位人事档案主管部门对人事档案不够重视，认为像履历表、年度考核表等类似的表格经常填写，偶尔不填也没关系，反正本人工作方面也没多大变化，所以就直接省略了。有的人在填写表格时嫌麻烦，经常省略填写，如履历表中学习简历从高中或大学开始填，家庭成员及社会主要关系干脆直接不填。还有一些与个人密切相关的材料，经常放在个人手中，不愿意归入人事档案管理中。二是各单位人事管理部门对个人的档案不能做到及时收集归档。很多单位干脆没有设立专门的人事档案部门，只是由其他工作人员兼职的，所以在人事档案收集和归档方面不能做到准确、及时。

1.3 人事档案受多部门管理

目前的人事档案管理正处于新老体制转换时期，管理方式还是沿用旧体制，但又要对新体制的要求做适当的调整。人事档案主要由党委组织部门、人才流动服务中心、就业服务中心、毕业生就业指导中心、企事业单位的相关部门以及有人事管理权的国有企事业单位人事部门管理。人事档案被多部门管理的主要原因是过去人事管理模式档案随人走，这种模式的缺点是限制了人才的流动，影响人事档案管理的质量。近年来，随着大中专毕业生就业体制的改革，在大中专毕业生学籍档案的管理上有了较大的改善，但还是有个别部门局限于传统管理模式中或者出于对自身利益的考虑，不愿放弃对人事档案的管理，造成档案管理权存在着矛盾冲突。

1.4 人事档案在个人的发展中极少被利用

人事档案应在个人的发展中被广泛利用这也是人事档案工作的目的。目前我国人事档案工作的现状是，人事档案具有较高的保密性，人事档案很少被利用。按照传统的人事档案管理制度，人事档案主要是被党政机关、国有企事业单位所利用，主要应用于传统人事管理工作中。但是，随着社会经济的不断发展，体制改革的不断深入，非公有制经济已开始成为现在社会经济发展的又一支主要力量。如私营企业，外资企业、社会中介组织都成为吸收人才资源的重要方向。同时，随着国有企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革，国有企事业单位的工作人员由“单位人”变成了“社会人”，大中专毕业生开始自主择业，这就使得国有企事业单位人员、大中专毕业生在市场机制的作用下向非公有制经济组织、外资企业、社会中介组织中流动，而网络，信息现代化又加快了人才流动的频率。显然，传统人事档案的利用制度已不适合现代人力资源开发的需要。

2 人事档案信息化推进策略

2.1 完善人事档案内容和形式，保障原始档案资料真实性和完整性

随着信息技术的发展，人事档案资料在传统纸质资料的基础上又出现了图片、音频和视频等多媒体资料，这种多媒体资料的出现既是信息技术发展的必然结果，又是新时期人事档案管理工作的客观需求。与越来越多元化的人事档案资料相比，传统的人事档案管理方式显得有些不相适应了，亟需一种便捷而高效的现代人事档案管理模式———人事档案管理的信息化，它可以有效解决上述问题。为此，要重新设计人事档案原始资料的结构、内容和形式等等，在原有资料的基础上进行适当的扩展和补充，为下一步的档案信息化打好基础。

2.2 重视硬件系统升级和软件更新，开发符合信息化要求的数据库系统

实施人事档案信息化的目标之一是让管理和应用更加便利，为此，要尽最大的可能更新软硬件系统。一是要配置高性能服务器。服务器性能的高低决定了系统的整体性能，包括系统的稳定性、可访问性和吞吐量等。防止因为服务器处理器或内存陈旧而导致无法负载人事档案管理软件系统的运行，或导致系统经常性瘫痪而延误工作。

二是要建立性能优越的网络环境。信息化的一大优势是管理人员或应用人员可以在任何时间、任何地方和任何终端上访问或管理服务器端的档案资料，但这也要求有性能优越的网络做保障，保障足够的网络带宽，保障网络稳定性、安全性和负载能力。另外，还要有稳定的操作系统软件作支撑。而且，，有高性能的硬件、网络和操作系统软件做支撑后，更重要的是开发完善的人事档案信息管理数据库系统。

2.3 培养一支专业的档案管理人才队伍

一是从事传统人事档案管理的人员要从技能、观念等方面接受再教育。传统档案管理所面对的档案资料多为纸质资料，档案采集、档案存储、档案检索和调取都是人工操作，其缺点是占用空间大、存取效率低，并受空间和时间制约，但对档案管理人员技能要求较低，不需要档案管理人员掌握计算机技术、网络技术和应用软件的操作。而这些信息技术却是实现信息化管理的基本功能，是每一个工作人员从传统档案管理到信息化管理必须跨过的一道坎。对于信息技术的培养要进行全方位培养，既要培养硬件基本操作技能、操作系统应用技能和人事档案数据库系统应用技能，也要培养对各类多媒体设备的应用能力，如扫描仪、打印机、传真机、数码相机和摄像机等。二是人事档案管理人员要适应角色的转变，即由档案实体管理者向信息管理员和发布者的角色转换，还要不断地开发信息资源，更新和完善档案管理系统，促进人事档案管理工作迈向新的台阶。

3 结束语

综上所述，当前人事档案管理信息化工作取得了一定成绩，各级各类企事业单位创建了人事档案管理系统，并在应用中不断提高实用性，稳定性。但与此同时，我们应当看到人事档案管理信息化工作还存在一定的问题和不足，今后应当在实践中不断转变思想、提高技能，开拓更有效的人事档案管理模式，促进人事档案信息化工作的不断提升。

参考文献

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