作者：邓秀娟 | 字数：2568 | 阅读：

摘 要：文书档案管理工作是单位重要的基础性和服务性工作，是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现，也是单位领导决策的重要依据，因此要高度重视文书档案管理工作，努力争取领导的重视和支持，规范文书工作与档案管理的衔接，建立和完善管理制度，加强资料的全面收集，加强自身培训和档案信息化建设。

关键词：文书档案；档案管理；认识

文书档案是我们了解国家和行业政策法规、执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一。文书档案管理工作是单位重要的基础性和服务性工作，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现，在单位管理工作中发挥着举足轻重的作用，是领导决策的重要依据。科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了更高的要求，在文书档案已走向网络化和数字化形势下，如何做好文书档案的管理工作，使之规范化、程序化、数字化、网络化，不断适应办公室工作变化的需要，也是摆在档案管理工作人员面前的一个值得研究和探讨的热门话题。下面就如何做好文书档案管理工作，谈几点粗浅的认识。

1 领导重视是做好文书档案管理工作的前提

积极主动做好档案工作的宣传汇报，采取灵活多样的形式向领导和员工宣传《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等法律法规，不断提高领导及其他工作人员对档案工作的认识，努力争取其对档案工作的重视、理解、关心和支持，从上至下形成重视档案管理的风气，从硬件设施、软件管理各个方面提供便利的条件，，力争使档案工作向规范化、信息化、现代化方向迈进。

2 规范文书工作与档案管理的衔接

文件是档案的前身，文件质量的好与坏直接影响到档案的质量，只有建立在文书部门规范处理文件基础上，才能提高档案管理水平。文书人员要有非常强的档案意识，做好文书资料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件资料的质量关。诸如纸张大小、份数、加盖公章，文体格式要做到规范化、标准化；严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。另外，要及时、准确处理文件，及时登记收发文件，发现缺失要及时查找，特别是账外资料，如领导讲话、领导外出开会带回的会议资料等，更应注意及时收集，保证文件资料的完整性和实效性。此外，强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节，因为它不仅是文书工作的最后环节，也是档案工作的开始环节， “文书部门立卷”工作是《中华人民共和国档案法》中早有明确的一项基本制度，因此公文办理完毕之后，文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样，才能实现文书工作与档案管理的最佳衔接。

3 制度完善是做好文书档案管理工作的保证

制度是规范人们行为的准则，在进行文书档案管理工作的过程中，应始终坚持用制度规范人，约束人，以制度实施文档管理。认真学习和领会“档案法”和“国家行政机关公文处理办法”等法律法规，根据部门公文管理工作的实际，制订相应的“公文处理实施办法”，将以往文档方面的多个规定予以综合，集档案管理、归档统计、文件处理程序、档案保密、档案借阅、档案鉴定及销毁为一体，提出规范化的要求，建立统一标准、统一要求、统～ 运行的操作规程。将“公文处理实施办法”列入部门“规章制度手册”的首位，并组织部门人员学习，进一步提高部门同志对档案管理工作的重视程度，统一执行程序，改善各部门文书办理的质量，提高工作效率，从而提升档案管理水平。

4 加强文书档案资料的全面收集

改变档案收集方式，变坐等上门归档为督促检查与主动收集相结合。加强催收，在工作中常出现由于其他工作事务，而忘记及时返还文件的现象。此时为确保档案不遗失，应该进行催收。加强档案收集的广度和深度，完善档案收藏结构，特别要加强对重要会议、重大历史事件、重要艺术成果、发展建设成绩、杰出人物及事迹、社会活动、建设工程、科研项目等档案的建设与管理。在档案收集中，要突出单位及各部门特色，增加收集的门类。广泛及时地收集有价值、有特色的档案资料。注意增加信息收集渠道，提高资料鉴别能力，注意发现有保存价值的资料。

加强部门之间协作，做好文书档案的收集工作。文书档案中许多利用价值较高的档案往往来源于各部门。为确保文书档案工作的顺利进行，应处理好与各部门的关系，不断完善档案的结构和质量，文书工作人员或档案员必须做到嘴勤、脚勤和脑勤。嘴勤指的是经常主动了解业务部门新开展了哪些工作；脚勤指的是经常到业务部门走走看看，以获取和掌握比较全面的相关信息；所谓脑勤，指的是要经常根据单位的工作实际，思考档案建设如何围绕单位的中心工作，如何做好收集利用服务工作。要加强各部门之问的协作与沟通，保证档案信息收集渠道的畅通。着重收集能够揭示一个单位的历史、现状和未来发展的信息、资料，为开展实际工作和科学研究服务提供参考信息，切实发挥档案管理部门在经济社会发展中的参谋依据作用。

年终归档时，要根据文档登记表，检查是否有缺漏文件，如有缺漏务必补齐。

5 加强培训工作，全面提高专业素质，加强档案信息化建设

档案信息化是提高档案管理、服务水平的重要手段和标志。档案管理进入知识经济时代，知识的增长加快，新知识量呈指数级上升，知识的更新周期不断缩短，知识转化的速度猛增。文书工作和档案管理的工作人员，首先要具有强烈的责任感和使命感，加强业务培训，尽可能参加档案管理方面的培训班进行学习和交流，取长补短，才能共同提高和进步。档案管理工作者应通过参加档案业务培训班、业余时间自学档案法规等形式，大力普及文书档案及其它档案知识，为日常文件材料的积累和归档打下良好的基础。另外，科学技术特别是信息技术的迅猛发展也对文书工作和档案管理提出了新的更高的要求，档案干部要充分发挥接受新知识、学习新业务的积极性和主动性，坚持素质教育、终生学习的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求，主动学习信息技术、现代管理等相关专业知识，掌握和提高应用计算机、外语、网络技术的能力和水平，努力打造成为管理型、技术型和复合型的专业人才。

高校的文书档案工作者一定要培育积极热情的工作态度和脚踏实地、实事求是的工作作风，刻苦钻研业务，不断开拓创新，努力提高工作水平，力争为高校领导和教师提供更加方便、快捷、高效的服务。