作者：唐丽萍 | 字数：2419 | 阅读：

摘 要：中国具有人口基数大、分布不均匀的特点，并且现阶段的人口增长率依然很高，实行计划生育政策极为必要。计划生育政策的实行比较依赖相关的档案数据工作支持，但是就传统的计划生育档案管理方式来看，合理性程度较低，随着计算机信息技术的发展和推广，计划生育档案管理工作有了新的发展方向。

关键词：效率；效力

随着计算机信息技术的发展和推广，将以往繁杂的档案管理工作简洁化、系统化、科学化。形成了从统计到整理再到归档保存的档案管理体系，使繁杂的计划生育管理档案信息化、数据化，有利于相关部门进行政策上企划和管理，极大地提高了我国人口政策的实行效率。

1 计算机在计划生育档案管理工作中应用的必要性

首先我国人口基数大、增长率高、流动人口数目众多的特点，传统的计划生育档案管理方式在现今就显得效率较低。并且建立一个庞大的实体档案库需要的资源、空间，在经济发展迅速，商业、工业、服务业、住房用地紧张的今天显然是不合理的。而计算机信息技术可以将庞大的实体信息数据转变为电子信息数据，且具备收录简便、提取迅速、便于保存的特点。

其次是随着经济发展，很多人口上的社会问题略为突出，比如性别比例失调、老龄化等问题，我国的人口政策处在调整的高峰期，如果以传统的方法进行计划生育档案管理将会出现档案冗杂、处理不及时的问题，使人口政策施行效率降低。而信息化的档案管理方法可以轻易解决这些问题，使计划生育档案管理工作专业化、科学化、系统化，进而提高计划生育档案利用率。

最后是计算机技术应用于计划生育档案管理工作中是时代的潮流，就目前的发展形势来看，未来的世界将会处于信息技术时代，即计算机信息技术广泛应用的时代，计划生育档案管理工作发展方向也会是结合计算机信息技术的数据管理时代。

2 目前计算机在计划生育档案管理工作中存在的问题

1.相关的体系未完善

有些地区的政府相关部门已经在计划生育档案管理工作中应用计算机信息技术，但是有些地区相对发展缓慢，还未将计算机信息技术应用于相关工作之中。这就导致有些地区的计划生育档案应用信息数据统计、管理，有些地区仍使用传统的纸质数据进行计划生育状况归档。这种现象不利于国家实行统一的管理办法，进而影响统一的人口政策的施行。简单的说，就是全国范围内的计划生育档案管理工作的信息化体系未完善，计算机信息技术未在计划生育档案管理工作中实现广泛应用。

2.实际操作人员的技术不过关

虽然很多地区的计划生育档案管理工作已实现信息化，但是却没有发挥出计算机应用在工作中应有的优势，甚至还存在工作效率、质量降低的现象。是由于相关的计算机操作人员的技术培训没有到位，导致操作员技术不过关，因此在信息化的计划生育档案管理工作中出现许多问题，比如数据录入时出现错误，数据保存时出现数据混乱、冗杂，数据提取时操作不当导致信息丢失等。这些问题都会增加计划生育档案管理工作量，使工作效率降低。

3.法律效力相关问题

传统的计划生育档案管理工作是通过工作人员逐一调查，被调查人填表、签字或盖章的方式完成，虽然工作量较大、工作效率较低，但是其法律效力通过调查员、被调查居民的签字而形成。而计算机信息技术应用后，计划生育档案管理工作可以通过互联网的方式完成，虽然实现了效率上的提高，但是缺少了居民签字、负责人签字的部分，电子版的档案是否具有法律效力的问题是当前计划生育档案管理部门的一大顾虑。

3 推进计算机在计划生育档案管理工作中发挥效率的建议

1.完善相关的计划生育档案管理体系

这个体系包含两个部分。

第一个部分即实现大范围的计划生育档案管理工作的信息化，避免只有局部地区实现计划生育档案信息化管理方式，要么全部应用计算机技术在计划生育档案管理工作中，要么全不应用（特殊地区不能强求，比如经济发展特别落后的地区）。这样做有两个好处，一方面是方便更上一级的政府对计划生育档案管理工作进行统一的调度，另一方面是方便相邻地区协力共同处理附近流动人口的计划生育档案管理工作。

另一个部分是电子版计划生育档案的效力体系。即解决其效力问题，是否能够作为具备法律效力的数据材料进行存根归档管理，是否在某些时刻具备法律上的表示效力，是否能够作为人口政策实行状况的证明材料等。这些都可以通过立法的方式来解决，通过颁布相关的法律法规来声明其在社会活动中的法律实效。

2.对操作人员进行技术培训

计划生育档案管理工作在结合计算机技术时，必然会产生相关的专业软件，而与计划生育档案管理相关的工作都会通过这些软件来完成。这就需要对实际操作这些软件的工作人员进行软件使用方法培训，预防因操作失误导致的档案混乱、档案丢失、档案冗杂的问题。其次是通过组织相关操作人员培训，能够提高其在实际工作中的操作熟练度，提高工作效率。还能够通过使用率的增加，及时发现软件中的问题，及时对软件做出程序上修正，推进计算机技术在计划生育档案管理工作中的使用效率，进而提高计划生育档案管理工作的效率和质量。

3.建立完善的数据库

这个数据库应该具备以下特点：1.稳定性。即录入信息不会轻易丢失和被篡改 2.分级特点。即在一个统一的大数据库下面有小的地方数据库，防止某一数据库的故障导致档案丢失。3.科学性。即数据库内的档案信息并非简单的陈列，而是分地区、分行政区划归档。

4 结语

将计算机应用于计划生育档案管理工作中来，是未来发展的趋势，但是就现阶段情况来看，仍需要相关部门和工作人员进行长期的技术探索和经验总结，从中找出最符合我国国情的计划生育档案管理方式。

参考文献

[1]王丽霞，浅议计算机在计划生育档案管理中的应用.2012. 第七次华北地区档案学会学术讨论会

[2]魏晓英. 提高人口和计划生育档案管理水平分析.《兰台世界》.2013年z1期

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