作者：孙海杰 | 字数：3028 | 阅读：

摘 要：在网络技术、信息技术、计算机软硬件和现代管理学知识飞速发展和普及应用的当今社会，档案信息化已经成为现代档案管理的重要组成部分，档案信息化建设已经成为档案事业发展的一项具有全局性和战略性的重大工作。笔者就如何进一步加强档案信息化建设若干问题进行了分析研究。

关键词：档案；信息化；建设

《全国档案信息化建设实施纲要》明确把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，加快推进档案资源数字化、信息化管理标准化、信息服务网络化的进程。档案信息化建设是国家信息化工作的一部分，在国民经济和社会信息飞速发展的今天，档案管理部门应顺应时代发展需要，以档案信息化建设为契机，利用档案资源共享政策与环境，实现档案资源的合理配置。

1 档案信息化建设的意义

随着信息化的发展，特别是以互联网为代表的网络时代的来临，档案管理现状已不能适应档案事业的发展需要，信息技术的广泛应用和电子商务的加快推进，使档案基础业务建设的重心向档案管理信息化建设转移。这是信息时代的必然趋势，只有改变传统的档案保管、利用、检索方式，建立健全适合档案的现代化管理模式，才能避免档案管理工作脱离社会，避免档案机构变成纯粹博物馆式的收藏组织，才能有效地保护馆藏历史档案，提高档案管理工作效率，创造更好的经济效益等方面都具有重要的意义。

1.1 有利于节省人力物力

在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。

1.2 有利于提高服务质量

档案管理的目的是为使用者提供便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。

1.3 有利于满足多样化需求

随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，档案信息化建设，有利于满足这一多样化需求。

2 档案信息化建设的内容

2.1 档案信息化基础设施建设

档案信息化基础设施是档案信息化建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提，并制约着档案信息化建设的发展水平，为此要进一步增强对档案信息化建设的重视和支持，加大投入，购置设备。主要加强库房建设、馆藏建设、检索工具建设、规章制度建设、专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用工作等。尤其是推进计算机管理档案，提高计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。

2.2 档案资源的数字化建设

加强档案资源的数字化建设是档案信息资源建设的另一个重要方面，也是档案信息化建设迫切性所在。目前，大量电子文件的产生推动了档案信息化建设，档案现代化管理，其重点应放在对电子文件的收集归档与管理上，既要努力收集到归档单位以前产生的、属于归档范围的电子文件又要切实实现与办公自动化的有效接轨，及时接收各归档单位新产生的电子文件，为归档单位和利用者提供服务；档案馆要根据档案管理的要求，加强对收集归档的电子文件进行有效管理。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有价值的电子文件真实、完整、有效。最后实现档案信息处理计算机化，信息存储数字化。

2.3 档案信息网络建设

通过软件系统对所有档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用、编研等各个方面能够实行计算机的有效管理、控制，实现档案工作自动化。该系统是以档案馆为中心，覆盖归档单位的应用系统。

2.4 档案数据库建设

数据库是网络的信息资源，数字档案馆必须加强数据库建设。首先加强文件目录数据库建设，尽快形成数据规模，使计算机检索系统实用化，建设高质量、高水平的全文信息数据库，最后将所有馆藏档案全部数字化。使档案工作的服务水平和服务能力得到提高。

2.5 档案信息化人才队伍建设

档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。作为应用性很强的档案工作，为了培养档案管理人才，必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能，以满足档案管理信息化的需要。档案信息化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。档案工作人员必须能熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备进行电子文件的制作、使用和维护。因此，必须对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。

3 档案信息化建设的保障措施

3.1 加强与档案信息化相关的政策法规标准体系的建设

档案信息化的应用和发展离不开政策法规标准体系的支持，要逐步研究和完善发展相关政策法规标准。

3.2 制定信息化标准体系，为档案信息化建设奠定有利基础

档案信息化建设必须要在统一规划的基础上，采取统一的数据格式，统一的软件程序，统一的技术标准，统一的工作规程。

3.3 加强档案信息安全保障体系建设

网络化档案信息开发利用的正常运行，要依赖于计算机网络的安全。对信息利用安全，要建立层次分明、角色明确的信息利用机制，并建立权限设置的流程；对信息保管安全，要建立档案数据的保存、迁移及其校验机制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系统的信息处理工具，利用工具，确保信息的保管安全；在系统安全管理上，通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，确保档案信息资源的安全、有效以及网络系统正常运行安全。

3.4 优化专业结构，加强人材队伍建设

培养大量既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才，建立复合型、多层次的专业队伍，优化人员结构，这是进一步推动档案信息化工作的人力保证。

4 结语

档案信息化建设是一项长期、艰巨而又繁琐的工作，涉及到档案工作的方方面面，档案工作者要充分认识档案信息化建设的重大意义，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，加快推进档案的信息化建设步伐，促进档案工作迈向新的台阶，为新时期档案事业的发展做出新的贡献。

参考文献

1.崔丽君：《档案信息化建设刍议》，《当代经理人》，2006年第6期

2.周风云、赵焕中、姜桂娥：《浅谈档案信息化建设的思路》，《山东档案》，2004年第2期

3.江微. 浅谈电子档案的保管与利用[J]. 办公自动化， 2010，（6）.

4.路玲. 电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J]. 河南科技， 2009，（10上）.