作者：张立 | 字数：2939 | 阅读：

摘 要：在这个信息时代，档案是重要的信息资源，它可以存储大量的信息与知识。在信息过剩的今天，传统的档案管理模式已经不能满足人们的信息需要了。所以，档案的数字化走进了我们的生活。档案数字化是档案信息化的重要内容，也是档案管理中的又一次改革。档案数字化对档案管理工作有着重大的意义，通过借鉴国外的档案管理并针对档案数字化在保存方面的构建，分析了档案数字化对档案管理工作的重要意义。

关键词：信息时代；数字化；档案管理；意义

目前，，信息是比能源、资产更为重要的资源，档案储存着各种信息的资源，它与人们的活动密切相关，所以档案这种资源引起了人们的关注。也正因为这个信息丰富的时代，传统档案管理已无法满足信息时代的需要，与之相应的就是档案的数字化，数字化的档案管理明显提高了工作的效率，进而为人们提供有价值的信息。

1 档案数字化的概念

档案数字化是指依靠计算机技术，把不同纸质、声像、图片等资料的转化为数字化的档案信息，进而完成档案的基本建设。档案数字化是一种资源共享，主要是通过计算机信息与高速网络相连接。它的本质是传统化走向现代化的档案管理工作的过渡，所以档案数字化是以现代社会的多元化、国际化与科技化等特征为建设目标的。

档案数字化是档案管理工作中的一个创新，它不但能在传统档案管理的基础上发挥它的信息优势，及时为利用者提供准确、系统性、权威性、具有参考意义的档案信息外，还能满足科学家研究的复杂课题需要。档案数字化使计算机的技术、网络技术、多媒体技术等在档案管理的工作中广泛应用，进而有助于档案管理技术的发展，实现档案信息的共享，发挥档案数字化管理的增值作用，实现档案事业的进一步发展，提升档案工作在社会上的地位。档案数字化管理是一个创新与发展的过程，它的本质是适应信息时代的需要，但它还实现了对现代社会的超越。以档案数字化管理的软件与硬件进行考虑，建设档案的数字化还需要系统的规划，应充分与现代化和未来化相结合，并区别于传统的档案管理。因为传统档案管理的储存空间很小，在搜索资料的时候比较费时，在进行信息储存时，也需要耗费大量的人力与物力，而档案数字化管理就可以避免这种缺点，档案数字化管理都是通过扫描仪把纸质的档案信息录入计算机的数据库中的。它的优点是维护方便、方便同时备份、检索快捷、储存空间大、安全。

2 档案数字化对档案管理工作的重要意义

2.1 档案数字化为档案管理工作提高了工作效率

档案对于科学的发展发挥着重要作用，所以，档案数字化对于档案管理部门而言，主要在传统的档案走向现代开放档案起着重要的作用。它可以在众多复杂的信息中，进行合理分配与科学管理，进而为社会提供优质而高效率的服务。数字化的档案管理，让资料更加及时地回归到档案中，并在短时间内提供利用。因为传统的档案一般都保存在档案室或者是档案馆，而且大部分是以纸质保存的，这就直接造成用户在利用时不方便。这些负面影响在数据化档案管理这一方式中，都得到了解决，因为用户在这种数字化管理的方式中，查找很便捷，而且使用户跨越空间的距离，轻松地找到自己需要的档案信息，大大提高了档案的利用效率。换句话说，档案的数字化，可以改变文件实体的保管基地，换成信息控制中心。

2.2 档案数字化使档案管理的工作更加规范、标准

目前，档案的标准化与规范化都存在着一定程度的滞后性，这些严重影响了档案系统水平的提升。档案，作为社会信息资源的重要组成部分，已经逐渐成为了国家经济建设与发展科学文化的核心资源。而档案数字化本身就是思想上的飞跃，它促使我们的思维能力从计算机的系统延伸到档案的信息管理当中。档案数字化的内涵覆盖了档案工作的每个方案，所以，人们在积极研究档案资源的同时，还要以档案的规范化为核心，从这点去提升档案信息的价值。

2.3 有效保护了实物档案的原件

档案数字化之后，它替代了原件的应用，把档案的原件保留在档案库中，并以数字化的形式提供给使用者利用。在非必要的情况下，使用者不可以随意翻阅档案的原件，这种档案的数字化可以降低原件的损伤程度，使档案原件延长它的使用寿命。除此之外，档案管理的工作人员还可以把数字化的档案与原件档案分开保存，以输出微缩胶片的方式，使档案进行永久性的保存，这种档案保存方式即使遇到了不可抗拒的因素时，也不会对档案造成毁灭。

2.4 改变传统档案空间的分布

在信息日益增多的今天，其实有很多档案信息是无需长久保存的，而档案数字化在档案管理工作中就可以代替事物原件的管理，减少档案库的保存空间，使档案空间最大化。但对于国家的档案馆或者是档案典藏的机构中，纸质的档案都实现数字化处理之后，纸质的档案依然属于国家保存的文化资产，是原件保存的长期对象。

2.5 提高管理工作的质量

在传统的工作管理中，主要存在着储存空间大、查找费时、备份档案费力耗时、保存档案限制多、归档程序工作繁琐、维护不方便等问题，导致无法适应时代的发展。而数字化却可以解决这些问题。档案是通过把纸质的档案信息扫描进入计算机的，利用者只要检索词条就可以查找到相关信息。档案数据化在档案管理工作中，不仅检索快捷方便，还容易实现同步备份。因为档案的数字化，它的储存空间很小，维护也方便、安全，可以大大提高管理的质量。只有发展档案数字化，才能走出传统档案管理工作的各种限，也能在档案管理工作效率提高的同时，提高档案管理工作的质量。从传统的封闭转向现代的开放，从档案管理和服务职能转变实现档案信息资源的共享，对档案信息的资源进行合理分配，为社会提供更优质的服务。

2.6 提高档案管理工作的经济效益

传统的档案管理中，一直是用粗放型的模式去解决档案管理难题的，也就是说，增加管理工作的办公人员与管理费用这些手段解决管理难题，这种解决管理工作难题的手段明显导致管理档案的费用增高。如今实现了档案管理的数字化，都以数字的记录方法，把传统保存的光盘、计算机硬盘、磁带等通过计算机网络，把这些信息再现，将传统时用的纸质档案信息对象向机读档案转化。这种方式，不仅节约了管理工作花费的资金，还节约了档案信息的占地空间，利用者查找的的方法也更加方便、迅速。从这些方面看，档案管理工作中减少了资料反复印制的人员、纸张的浪费。把纸质的档案进行数字的转变，档案的使用也比传统档案更加安全，特别是相对一些历史悠久的资料而言，档案数字化无疑是一种更好的保护，另外，传统的档案经过数字化处理后，可以在很大程度上防止被人恶意修改。

3 结语

档案数字化的管理工作改变了传统档案的管理观念，增加了馆藏的保存方式，现在，馆藏除了档案原件后，还包括数字档案。另外，档案数字化的管理工作是把档案进行长期保存的。长期保存的数字档案，为档案的检索服务提供了简便的服务，成为档案管理机构的关注问题。这些都告诉我们档案数字化的重要性，面对信息时代的挑战，档案的数字化工作，要不断创新、掌握信息技术，为档案工作提高优质的服务。

参考文献

[1]孔令谦.国外数字信息资源长期保存政策及对我国的启示[J].图书馆学研究，2012（05）：54-56.

[2]闫艳.几种数字档案常用存储介质的对比分析[J].科技传播，2010（17）：29-30.