作者：祁云 | 字数：3420 | 阅读：

摘 要：现代社会是一个快速发展的社会，信息化程度也在逐步提升，小学教学数据库的存储与备份均普遍采用电子建档方式，电子档案在某种程度上来讲，早已超越了传统的纸制档案，它也成为信息保存不可或缺的方式，电子档案的数据存储优势不容小觑。故小学电子档案能否长期保存？其安全性又如何进行保障？针对此问题本文做以阐述，并寻求安全存储的实用性及可靠性方案。

关键词：小学电子档案；安全存储；方案研究

1 小学电子档案长期存储问题概述

电子档案的长期存储对于小学教学来讲是一种延续和传承方式，它将历史文件资料及时代进步的文件依据留存下来，完整的呈现给后来人。我们将存储过程视为一种战略性、系统化方案，它是引领时代文明发展的一个阶段。以往，我们常把电子档案的长期存储工作理解为以技术手段作为保障，认为其存储问题就是文件转换、移动、外界环境控制等有关技术性问题。随着电子档案存储工作的深入性开展，人们的认知状态逐渐改变，意识到这种长期存储是一项从存储目标到存储方式再到支撑因素等多方面工作共同影响的，这种存储形态的复杂性使得存储工作的思考点应从宏观角度入手，全面衡量、充分统筹、细则规划，相关环节的设计应引起足够重视。

2 小学电子档案管理现状

目前，小学电子档案的管理存在诸多困难，比如：

（一）数据库庞大。随着信息时代的高速发展，海量数据也正逐步融入小学教学信息库中，对于数据的管理显然面临无限增长可能，这种大规模递增也正考验着小学数据管理部门的承受能力，甚至不可否认的超出这一能力范围。针对这种状态，，管理部门一定要细化数据形式，根据所包含的内容进行分类。

（二）电子文件的格式繁多。文件档案的格式多样，其查阅时所应配备的软件也就各不相同，管理部门要在存档文件时将相对应的软件安装程度予以保存，因为有时电脑重做系统后有些软件因不常用而没有及时安装，导致需要查看有关文档时软件不匹配无法查看，也因有些软件的安装程序没处下载，进而导致文件档案查看时受阻，影响有关工作的顺利开展。对于这一点，小学数据管理部门应引起足够的重视，积极应对各种文件格式，充分解决此类问题。

（三）数据类型也极其复杂。小学数据不仅文档格式繁多，其类型分布也十分多变，除了文本文件、图形文件、音频文件、视频文件等类型，各类新媒体数据文件也日益增长，不断更新升级，在顺应时代发展的同时，给文件存储工作也增加了不少难度。

（四）电子档案的存储技术更迭较快。小学信息化发展速度迅猛且不可抵挡，面对这种大环境中所存在的诸多不确定因素，我们要思考相对稳定的前瞻性技术手段，将其运用于文件处理环节。新型方法手段是否与旧文件兼容也必须全面考虑，我们存储电子档案是要求档案具备绝对的可延续性，而强调兼容性也就是在保证这种可延续性能不受此类外界因素的影响，使电子档案被所有人规范查阅变为可能。基于此，小学管理部门要加大力度研讨有关办法。

3 小学电子档案长期存储方案研讨与分析

（一）存储管理的支撑因素。

支撑因素是指对小学电子档案长期存储管理的目标设定、实施方式等的选择起到直接影响的因素。明确支撑因素这一概念，可以帮助电子档案管理部门更好的开展资源的选配、组织、融合等，從而为最终实现电子档案的长期存储打好基础。支撑因素存在密切的关连性，同时又具有相对的制约性，只有充分提高认识，才能使其不断协作，有效支持电子档案的长期存储工作。其中，主要支撑因素包括责任划分、资源文件、环境依托、技术支撑、团队协作及保障资金、风险估算等。责任因素是指承担电子档案长期存储任务的相关主体；资源文件即电子文件，有关电子文件的相关问题也在解决行列；电子档案还需存储环境依托，保证存储的可靠性；而技术支撑是最主要的支撑因素，它决定了电子档案的存储有效性；在电子档案的存储过程中，人力、物力的责任支撑，会使电子档案的长期存储可行性增强。

（二）小学数据电子档案的存储安全性分析。

1、数据存储的安全性。小学数据电子档案中的各种信息在长期存储时要确保其安全性，这种安全性是指良好的保密性、可靠的真实性、结构的完整性以及绝对的有效性。在存储电子文件时，各种文件信息要经过授权认证，不允许未授权人私自查阅与获取相关信息，只允许被授权人合理访问；被确认保存的电子档案要具备可靠的真实性，不允许内容虚假，文件档案也不允许恶意篡改；相关数据信息的来龙去脉，如时间、内容、相关背景资料等要完整无缺；被授权人要具备获取相关资料的充分权力，不可以查阅等操作时因技术或管理等出现问题而导致不能及时访问，影响查阅电子档案的效率和速度，保证电子档案的有效性存储。

2、存储电子档案所使用的软、硬件要安全及实用。获取电子档案的相关信息时要借助计算机软、硬件的技术作为依托，因此要确保其技术设备的绝对安全。计算机系统是档案生成、保存以及管理与传输的主要介质，其中不安全性因素包括：（1）局限网受U盘、移动硬盘等外界设备的影响被注入的病毒，它会导致数据被篡改、删除或盗取等隐患；（2）计算机软件及硬件系统不可遭到人为性损毁。我们要采取严谨的、科学的管理办法以及技术手段进行维护管理。

3、各种网络环境的运行安全要有保障。电子档案管理的主要目的之一是便于小学工作人员查阅，通过网络查阅则更为快速、便捷，于是，网络环境的安全显得尤为重要，局域网与互联网应分开布设，电子档案存储于内部局域网关联的计算机上，互联网应做另外分支。这类操作需要在网络维护上下功夫，网维人员要依据管理的规范性与严格性原则，将电子文件的网络环境定期检验，定期排查，将网络隐患有效的控制住，确保网络畅通运转，使其发挥应有功能。

（三）数据的备份与恢复。

小学教学数据的备份与恢复能力直接影响着数据的长期存储能力。小学管理部门要有效避免数据的丢失给数据查阅及存储工作带来的制约性，主要方法是采用“专用服务器”备份，备份期限要有规律性，备份资料要完整无分割，完整的备份系统涵盖了备份与自动备份、备份处理、灾难恢复，所有数据无论在形成过程中还是成型后都能“不间断备份”，即数据制作时采取30秒备份设定，突然断电的USP设备跟踪备份功能，以及“云备份”功能的开设等等，保证电子数据“永不丢失”的可能性。

（四）电子档案室内存储环境的严格控制。

电子档案的存储对室内环境也有要求，要做到设施性能良好、便于查阅，适于电子档案的保存。此类环境要注意防潮、防水、防尘以及防火等关键细节，同时避免被强光照射，室温也不能太高。电子档案的存储需依据相关载体，如电脑硬盘、刻录光盘、U盘等，这些载体的共性是使用寿命有限，不能长期存储，故要考虑将电子文件适时转存。我们要定期检查电子文件的可读性，数据信息的完整性，载体打开与关闭的稳定性及可操作性，一旦发现问题载体，立即将数据进行转存，转存载体的选择也要仔细排查，首先质量要过关。有时新载体也会遇到性能不佳状态，需要将新载体试存，经过维护人员的科学验证方可转存。在对电子档案进行移动盘符处理即移盘时，要将隐藏文件一并移动，切忌丢失文件，移盘时最好不要直接剪切，先采取复制方式，待成功移盘后，确保文件全盘移出时，再将重复文件删除，但文件的备份工作要做在前头，才可进行必要的删除操作。移盘时也要保证没有重复性文件（备份文件除外），不然移动过程中会因遇到重复性文件而停止移动，这时文件也并未完全移动成功，但非技术人员不一定懂，也可能会导致文件的丢失。

4 总结

信息时代对于小学信息数据的电子档案保存方式也提出了更高要求，电子档案正逐步并将全面代替纸质档案。小学各项活动的原始数据记录要依托电子文件做为载体，其功能性特点如存储功能、凭证性质等在正发挥着积极作用。随着信息化的全面改革，电子档案规范化存储渠道是使其得以长期保存的先决条件，由此，优质的环境、先进的存储手段、分工细化的管理部门以及对风险问题的前期假定方案等，使小学电子档案的长期保存成为可能。

参考文献

[1]杨青.《电子档案数据长期保存安全保障策略》[J].黑龙江档案，2015（05）

[2]屠跃明； 张梦霞.《电子文件（档案）长期保存责任体系构建研究》[J].档案学研究，2016（01）

[3]方昀； 杨安荣； 宗琳《电子文件长期保存技术需求研究》[J].档案学研究，2016（01）