作者：王志文 | 字数：2740 | 阅读：

摘 要：科技的进步使得网络技术已渐渐的被应用于各个领域，并展现出网络的极大优势，各行业的管理水平也不断被提高。网络环境下档案信息越来越丰富，利用网络技术和信息化手段对传统档案进行管理，是适应信息化社会发展的趋势。本文通过比较和分析信息化手段和传统管理手段的不同，并针对实际，详细的阐述了网络环境下，利用信息化管理的手段管理传统档案的利弊。

关键词：信息化；网络技术；管理；传统档案

二十一世纪是信息化时代，科技的迅猛发展带动了人类的进步，使人类社会正渐渐向信息化社会迈进，网络技术和信息在人们的日常生活中发挥着越来越大的作用。而随着信息化社会的到来，用传统的管理方式管理档案已经渐渐不能适应社会的发展，利用信息化手段对传统档案进行管理已经成为档案行业亟待解决的新课题。

1 信息化管理手段的必要性

在传统的档案管理模式中，档案载体主要是实体，包括纸质、照片等，如果纯手工进行操作管理，实现档案的收集、整理、保管和统计等工作，不仅工作量大，要投入大量的人力和时间，而且如果操作不当极易造成档案的损毁。并且有时候可能因为档案数量的繁多庞杂，及时档案管理部门投入大量的人力物力也无法完成对这些档案材料的信息加工和提炼，导致在很大程度上，大量的档案信息资源被闲置，造成资源的浪费。因此，改善传统的档案管理模式已不容置疑。科技的发展，使信息技术渗入到社会的各个领域中，其极大的优势不容忽视。而档案是一切生产和生活体验的记录，是我们生活的重要资料。随着生活方式的改变，人们对档案的利用方式也在不断地发生着变化，在档案的形成、传递、存储和利用等方面的管理也因信息化的普及发生着相应的变化，利用信息化手段对传统档案信进行管理势在必行。

2 信息化手段与传统管理手段的差异

1.传统档案的管理主要是人工操作将需要整理的档案资料形成后进行分类、编目，然后资料进行统一后归档存储。但是信息化管理手段可以在档案资料形成的同时进行管理，并采用先进的技术，，建立数据库，对所有档案进行分类、编号，根据数据库的统一规定进行归档，如果归档错误，也可以借用信息化技术进行查找随时修改。而且利用网络进行信息传递，更加方便快捷，可以使档案部门能够快速地获得信息，方便信息的及时更新，节省了时间，提高工作效益。

2.利用信息化手段进行档案管理，不仅可以将不同载体形式的档案存储在硬盘上，节省了空间。而且，避免了因保存档案资料而投入大量保管经费，却仍不可避免的造成档案的损坏，信息化管理可将档案进行备份，节省大量经费。

3.由于传统档案多为纸质版等实物，且数量庞大，查找起来费时费力。加上一些档案因为有查看权限必须向上级申请，经授权才能查看，浪费大量的时间。甚至，花费大量时间和人力后仍查找不到，管理模式太过于复杂。而利用信息化的手段进行管理，数字化的存储方式，使得使用者查找起来特别容易。凡是有登录权限的人都可以进行检索查找，节省了时间和人力。

3 信息化管理模式与传统档案管理手段并存

通过上述比较，可以发现信息化方式对档案的管理不仅方便快捷，而且能提高工作效率，但信息化管理档案也有很多缺点，比如容易被修改、载体不定等。要想提高档案管理的效率，应该将信息化管理方式和传统管理模式相结合。

1.传统档案是信息化档案的基础

信息化方式的档案信息资源是以纸质档案为基础。目前利用信息化手段对档案的管理方式并没有被大量的普及，很大部分的档案仍是通过传统的收集方式进行整理成纸质档案后，才被输入计算机，存储为电子档案信息的。因此，信息化档案的形成过程需要传统的纸质档案。

2.传统档案的作用无法取代

信息化方式管理档案不要求信息和载体必须在一起，因此就使得档案内容很容易被更改。如果电子档案在网络上遭遇病毒，整个电子系统就可能被破坏，使档案信息受到损坏。而且信息化管理要求工作人员的计算机技术很高，操作非常谨慎，操作稍有不慎就有可能造成很大的损失。而相比之下，传统的档案在存储后，不易被更改，一般来说，如果纸质材料保管得当，可以存留很长时间。因此，传统档案的地位无法被电子档案取代

4 信息化手段的使用

电子档案资源可以被重复使用，能够更好地实现档案资源的价值。利用信息化手段对传统档案进行管理可以从以下几方面进行：

1.提高相关部门的认识，充分了解档案信息系统的科学化和现代化，加大对档案管理工作的支持，增加经费投入，提供网络设备，做好基础设施建设的工作。工作人员要转变传统观念，增强信息化管理意识。

2.信息化管理传统档案还需要将档案信息数字化，并以此为基础，其他环节的建设都是在此基础之上。信息化管理需要改变以纸质档案管理为主的模式，将纸质版信息进行数字化处理，通过电子扫描，转化为数字形式，用计算机直接管理；为了确保今后的档案以电子形式为主，在档案接收的同时进行数字化处理。通过科学的数字化的管理模式，利用计算机直接管理档案，通过电子邮件实现资源共享。

3.为了实行档案信息化管理，还需要高素质的档案管理人员。所以要加强管理人员的技术培训，增强他们的信息化意识，通过掌握现代技术，及时了解档案信息化手段的应用，便于开展档案管理工作。工作者还应该充分意识到自己的责任，不断学习，提高自己的工作水平。

4.想全面的推行信息化手段管理传统档案，还需要有完善的管理制度，用来约束和明确责任。科学的管理制度可以提高工作效率，实现档案资源共享。因此，制定规范的信息化档案管理制度，明确相关的责任人，分工协作，能够确保信息化档案管理工作的顺利进行。

5 结束语

利用信息化手段加强对传统档案的管理，借助高科技和网络技术，不仅便于档案的收集、保存、使用和管理，而且节约了大量的空间、人力、物力以及管理经费等，提高了工作效率。由于电子化的档案利用起来更便捷，减少了传统纸质版档案被闲置而浪费的情况，提高了资源的利用率。虽然利用信息化管理手段对传统档案进行管理有很大的优势，但是，传统纸质版档案的管理有很多无可替代的优势，因此，将两种方式结合起来，才能更好地实现对档案的管理，这样档案信息才能充分的发挥应有作用。

参考文献

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