作者：李学艳 | 字数：2993 | 阅读：

摘 要：在经济不断快速发展的背景下，人们对档案管理工作的要求越来越高，在这项工作上也逐渐摒弃了传统的纸质管理方式，档案管理工作开始倾向于信息化和多媒体化。档案的管理工作对于社会发展而言有着重要的作用，档案管理的规范化在很大程度上影响着人才的调动和企业的管理，并且对于经济效益的实现也有一定的影响，本文就新形势下的档案管理工作的规范化进行分析和探讨。

关键词：新形势；档案管理工作；规范化路径

1 新形势下规范档案管理工作的重要性和必要性

档案的收集关系着企业的各种信息，是一个企业无形的资产，也是企业发展的重要依据，对于一个企业来说，如果档案的收集工作没有做好，则会有很多关乎企业发展的重要信息会出现差错，使得企业的整体发展出现严重的滞后。社会发展带动了信息化发展，因此对于档案的管理工作要求就越来越高，在新形势下，档案的管理工作要做到规范化才能符合信息化现代化的建设。传统的纸质档案管理在一定程度上存在管理不方便，查找信息缓慢的缺点，而信息化建设下的档案管理工作在查找以及使用信息中要方便地多，档案工作的规范化能够极大地促进档案管理工作的标准化并且使得管理功能得到最大程度的发挥。

2 新形势下实现档案管理工作规范化中存在的问题

2.1 对档案管理工作规范化的不重视

档案管理工作在现代化进程中可以说是一项比较传统的工作，很多人对其没有具有的了解甚至可以说从来没有接触过这项工作，特别是在信息化时代人们对档案管理工作的重视程度越来越低，更无法去深入探讨其重要性。人们简单地认为档案管理工作就是对一些信息进行采集并且进行整理，没有什么复杂的程序并且相对比较轻松，而这种错误的认知又使得相关档案人员的工作积极性不高，工作不受重视导致其在工作中敷衍了事，档案管理工作缺乏规范化的管理，使得档案没有被有效利用。

2.2 档案管理工作体系的不完善

档案管理工作对于时效性的要求一直都比较高，要将档案管理工作的规范化落实到实际工作中就要从档案管理工作的自身体系来开始对一些要求进行逐步的加强和完善。在档案管理工作中，档案部门对工作人员的管理比较疏松，没有认真严谨的工作态度，工作人员在对档案进行归档与立卷的过程中，没有做到详尽细致，使得部分档案资料不完整。在一项工作中，工作本身的体系对工作的正常进行是有一定的约束和促进作用的，而档案管理工作在体系的建立上并不成熟，使得员工在进行档案管理工作时没有做到规范整理，影响了档案整理的时效性和质量。对于档案的查询、浏览、统计、归档、借阅来说，完整的管理体系在这些文档工作中有着重要的作用，而体系的缺失会导致档案资料的丢失，严重破坏档案管理的规范化。

2.3 档案管理工作信息化程度不高

虽然大多数人认为档案管理工作是一项简单的工作，但实际上，档案管理系统复杂而又庞大，仅仅依靠人力对所有的文档进行整理和归类是不可能的，因此，就要运用到信息化建设对文档进行整理归类并且保存。虽然目前信息化管理在档案管理工作中已经有了进一步的开展，但是硬件设施设备并不齐全，在档案管理工作中不能将信息化的作用完全发挥出来。在档案管理工作中信息化程度不高影响着管理工作的进行并且使得档案管理工作跟不上时代发展的步伐，使得信息化管理严重滞后，影响档案管理工作规范化的发展。

2.4 档案管理人员综合素质不强

在新形势下的档案管理工作的开展中，虽然在一些方面都有了改善，但是规范化程度依旧还是比较低，其中一个重要的原因就是档案管理人员的综合素质不强。档案管理工作一直被认为是一项不需要太多专业性知识技巧的工作，在工作过程中档案管理人员也一直都显得比较轻松，由于不受管理阶层的重视，使得很多档案管理人员在工作过程中没有工作激情也缺少积极性。人们对档案管理工作的认识太流于表面，对管理的规范化也没有较多的了解，使得管理人员在工作过程中比较懒散。新形势下的档案管理工作是需要运用到计算机技术的，由于多媒体是近年来才开始逐渐发展的，有很多人对计算机运用还不够熟练，从事档案管理工作的管理人员信息技术比较低下，自身的综合素质较低，很大程度上影响了档案管理规范化的发展。

3 新形势下实现档案管理工作规范化的路径

3.1 提高对档案管理工作规范化的重视

档案工作的繁杂很容易让管理人员对其产生厌烦的情绪，领导阶层对管理工作的不重视更容易使得员工出现消极情绪，因此，在企业的管理中，领导阶层应该增强对档案管理工作的重视程度，并且提出相应的措施，实行奖惩制度，提高员工的上进心并且将管理工作做的更好。档案管理人员应该对档案的价值以及档案管理的意义多一些了解，加深对档案管理的认识程度，在工作过程中要端正态度，使得档案管理的规范化落实到档案管理的实际工作中去。

3.2 完善档案管理工作体系

档案管理规范化的基础就是其规章制度的科学性和严谨性，完善的管理体系能让员工在管理工作中按照具体的要求将档案进行规范的分类整理，这在很大程度上体现了档案管理的规范化。完善档案管理的工作体系可以将管理工作进行有序地分配，让负责不同工作部分的员工对自己的职责有明确的了解和认识。特别是对于档案管理中的保密工作来说，完善管理体系是很有必要的，对于一些一定期限内就不应该继续存在的档案进行销毁也应该是管理体系中应该完善的一个部分。在实际工作中对每个管理人员的工作分配，可以使得每个人的责任以及义务更加明确，从而使得管理人员的工作态度能够加以摆正，，让档案管理工作更加规范。

3.3 加强档案管理工作信息化建设

加强档案管理工作的信息化建设首先就要将档案管理工作的设备配备齐全，其中包括扫描仪、照相机、摄像机、速印机等，这些硬件设备的配备能给档案管理工作提供很大程度上的便捷并且使得档案能够长时间地保存和管理。在信息化建设的背景下，应该将互联网技术充分应用到档案管理工作中，强调信息化，可以在网上发布一般文件、工作动态以及信息简报，开展电子档案的建立丰富档案资源。

3.4 培养高素质的档案管理人员

档案管理工作人员的自身素质决定了其档案管理工作的水平，这也是影响档案管理工作规范化的一个重要因素。就目前而言，要不断提高管理人员的专业水平，让其对档案管理工作有更加深刻的认识和了解，这样才能推动档案管理工作的规范化。相关领导阶层要对档案管理工作人员进行专业的培训，增强管理意识和管理水平，重视管理人员的实际操作能力，管理人员只有将正确的管理理论知识运用到实际的管理操作中才能将专业素质得到实质性的提升。另外，要提升管理人员的计算机技术，使得工作人员对网络技术有更多的了解并且将其运用到档案管理中，提高管理的时效性。高素质的档案管理工作人员可以促进档案管理工作的进行并且使得档案管理更加规范。

4 结语

档案管理工作对于社会的发展有着重要的意义，它可以从一定程度上提高管理部门的管理意识并且能够使得管理人员在实际操作中提高自身的素质，为社会的发展提供必要的服务。档案管理工作的规范化在新形势下的发展是必要的也是必然的，建立规范化、科学化的档案管理制度可以使得档案管理工作更好地服务于社会。

参考文献

[1]连红宇.探究新形势下档案管理工作的规范化策略[J].办公室业务，2015（07）：59

[2]刘晓杰.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].黑龙江杂志，2015（13）：211