作者：吴一非 | 字数：3015 | 阅读：

摘 要：档案工作是民办高校重要的基础性工作。本文阐述了民办高校档案管理的作用和意义：促进学校的内涵发展、传承学校精神、为学校处理各种问题和上级评审提供凭证和依据。分析了民办高校档案工作存在的问题，并针对这些问题，提出了加强民办高校档案管理的措施。

关键词：民办高校；档案管理；措施

由于国家政策的大力支持和高等教育改革的不断深入，民办高等教育得到了空前的发展，已经成为我国高等教育的一个重要的组成部分。然而，民办高等教育和公办高等教育相比，发展的时间还短，还存在着许多亟待解决的问题，档案管理就是其中非常突出的一项。

1 民办高校档案管理的作用和意义

1.1 促进学校的内涵发展

民办高校档案是民办高校发展历程的真实写照，它记录了学校发展的基本理念，学校管理的基本经验，教师队伍的发展状况，学生学习就业的基本情况，学校在教育教学方面形成的特色，学校教学设施设备发展状况，这些都为学校内涵发展提供了很好的借鉴和经验。任何一个学校的发展都必须植根于“自身”，都必须根据“自身”的情况，来确定今后的发展理念，确定学校的发展方向，思考如何定位，是办应用型大学，还是办教学型大学，还是办教学研究型大学，如何进行专业建设、师资队伍建设，如何以人为本，加强管理，提高人才培养质量，提高科研水平，很好地为社会服务。

1.2 传承学校精神

民办高校的档案记录了创业者奋斗的足迹，记录了创业者为了振兴教育而付出的艰辛努力，这里边蕴含了可贵的思想品德和精神内核。学校有关部门可以利用档案编写校史、举办展览、举办专题报告会，详细介绍学校艰苦奋斗，由小变大，由弱变强的发展历程。这对学校的精神传承极为重要。一个学校要想可持续发展，它的“学校精神”必须不断升华，“学校精神”对教师会产生重大影响，会激励教师不断提高自身的思想道德水平，提高自己教书育人的能力，为人才培养做出自己的贡献。

1.3 为学校处理各种问题和上级评审提供凭证和依据

学校的档案是学校教育教学活动的原始记录，内容广泛，涉及到学校所有的人财物。比如涉及到人的有教职工档案，教职工档案里有个人履历材料、自传材料、政审材料、入党入团材料、工资待遇材料、科研成果材料和获奖材料等，这些可以为教职工的提拔、职称的评审和工资的晋升提供可靠的凭证和依据。再如涉及到人的还有学籍档案，学籍档案真实地记录了每一位学生在学校的学习经历，主要内容有：学生入学登记表、学籍卡、在校学生名册、学生成绩册、学生社会实践登记表和学生奖惩材料等，这些都为学生鉴定，用人单位需求提供可靠的凭证和依据。

2 民办高校档案管理存在的问题

从整体情况看，上5星级的民办高校档案工作做得比较好，有的比公办高校还规范，比如黄河科技学院，1999年11月，就达到了国家档案管理标准一级。但是，很多民办高校在档案管理方面存在较多问题，归纳起来，有以下几项：

2.1 档案管理意识淡薄，重视程度低

相当一批民办高校档案意识淡薄，对档案工作重视程度低。学校领导没有认识到档案工作的重要作用和意义，没有把档案工作纳入学校整体发展规划，列入重要工作议事日程，分工不明，职责不清，使档案工作处于可有可无的状态，远远落后于学校的专业建设、实验室建设、师资队伍建设。学校的教职工也没有意识到档案的重要性，常常把应该及时归档的材料滞留身边，甚至遗失。

2.2 档案管理制度不健全

很多民办高校档案管理制度不健全，档案的收集、整理、立卷、保管、利用没有一个完善的工作制度。要么制度大而空，不具体，不具操作性；要么制度不严谨、不科学，实行起来，造成很多工作漏洞；要么制度是从公办高校简单移植过来的，不符合学校的实际情况，无法实行。制度是有序工作的基本保障，没有完善的工作制度，工作无法可依，无章可循，工作必然失序，各个环节必然出现问题。如档案收集不齐，残缺不全；档案分类混乱，不具客观性，不具逻辑性，不具实用性；档案保管不得法，使档案不断受到磨损，安全难以得到保障；档案得不到有效的开发，得不到很好的利用，许多档案长期休眠。

2.3 档案管理队伍不稳定，整体素质偏低

民办高校在用人机制上大多采用聘用制，人员聘期短，流动快，频繁更替，造成档案管理队伍不稳定，业务生疏。民办高校档案管理专职人员严重缺乏，有的只有一个专职管理人员，有的连一个专职管理人员也没有，全由兼职人员兼管。兼职人员又有其它工作，没有更多的精力投入到档案管理工作中。档案管理人员普遍缺乏系统的专业知识、专业技能，许多人不能胜任档案工作。

2.4 档案基础设施满足不了档案工作需要

学校没有符合《高等学校档案管理办法》（教育部2008年27号令）要求的档案馆或综合档案室。一是档案存放库房面积小，涉密档案没有专门库房；二是档案存放设备陈旧老化；三是档案现代化管理设备缺乏；四是防火、防盗、防渍、防有害生物设施不到位。造成这些问题的原因是学校没有把档案工作所需要的经费像专业建设、实验室建设那样纳入学校预算。经费不能得到保障，档案工作所需要的库房、设施设备便不能满足工作需要，档案工作便滞后于学校其他工作。

3 加强民办高校档案管理的措施

3.1 提高对档案工作重要作用和意义的认识，增强档案管理意识

学校领导要把档案工作纳入学校整体发展规划，列入重要工作议事日程，明确职责，明确分工。学校主要领导亲自抓，分管领导具体抓，各院系、各职能部门配合抓，工作人员各司其职，各负其责，上下左右形成合力，齐抓共管。学校教职工也要增强档案意识，真正认识到，加强档案建设，既关乎学校发展大局，也关乎自己的切身利益，自己的职称评定，提拔晋级也和档案有密切关系。工作中产生的一些需要归档的材料要及时归档，确保档案收集的完整性。

3.2 要切实加强档案管理制度建设

制度是工作的保障，任何一项工作，没有一套完善的工作制度，工作的效率和质量就难以保障。档案管理同样如此。学校应该针对档案工作存在的问题，建立完善各项工作制度，如档案收集制度、整理归档制度、保管制度、开发利用制度，并建立相应的实施细则。制度建设一是要注意严谨性、科学性，，没有漏洞；二是要符合学校的实际，有针对性，避免对上级文件和先进单位经验简单的移植和套搬套用。三是要具有可操作性，要具体，不空泛。光有完善的工作制度还不行，还要抓执行、抓落实，在执行落实中形成一种有效的工作机制，靠工作机制的运行去推动工作。

3.3 建立一支稳定的高素质的档案管理队伍

要配足配齐档案专职工作人员，要充实档案兼职工作人员，形成一支专兼职相结合的档案管理队伍。要采取切实措施，稳定这支队伍，要支持档案工作人员的工作，对于他们取得的成绩，要及时表彰鼓励。要多倾听他们的诉求，多关心他们的生活，使他们能够安下心来，全身心投入工作。档案工作是一项专业性很强的工作，要支持档案工作人员的专业学习和进修，要定期组织对他们的业务培训，使他们能够具备系统的专业知识和专业技能，胜任档案工作。

3.4 要切实加强档案基础设施建设，满足档案工作的需要

学校要设立档案管理工作专项经费，并纳入预算，确保经费投入到位。学校要按《高等学校档案管理办法》（教育部2008年27号令）的要求建立档案馆或综合档案室，涉密档案要有专门的库房。要更新老旧设备，增添档案管理现代化需要的设备。防火、防盗、防渍和防有害生物设施要到位。确保物质条件能够满足档案工作的需要。