作者：朱莎 | 字数：3018 | 阅读：

摘 要：高校人事档案的收集是人事档案管理的一个重要环节，随着教育体制改革的不断深入以及高校人事制度的改革，人事档案管理人员应转变思路，变被动收集为主动收集，变封闭式管理为开放式管理，坚持以人为本可持续发展的收集思路，与时俱进，把人事档案收集工作做得更细、更全、便好，努力把人事档案服务提高到一个新的水平，为学校的发展做出应有的贡献

关键词：高校；人事档案；收集工作；思考

人事档案收集工作是人事档案管理的一项非常重要的基础性工作，没有人事档案科学、系统的收集，就没有完整的人事档案内容，就会对整个人事档案的质量有着极其重要的影响。

随着教育制度的改革和高校教育的快速发展，近几年人事档案的收集工作面临着新的考验，一方面，为整合资源，提高办学质量，一些高校之间进行了合并，在多校合并过程中，由于撤销合并单位比较多，人员岗位变动较大，部分人事档案材料在合并移交过程中出现了缺失和遗漏等情况；另一方面，对人才的重视已经成为高校内涵建设、求生存谋发展的重心，于是学校纷纷出台政策吸纳各类高学历、高职称的人才，在此过程中，这些高学历高职称人才的档案流动性就增大，给档案收集工作带来一定的难度。在这样的背景下，作为一名高校人事档案工作者，应如何转变思路，与时俱进地开展人事档案收集工作呢？下面笔者将结合自己的工作对人事档案的收集工作进行一些初浅的探讨。

1 转变思路，结合学校的发展积极开展档案收集工作

1、变被动收集为主动收集。以往档案管理人员的工作重心主要投在了档案的整理、编目、规档和查借阅方面，档案材料是由开展业务方面的人员来负责移交，档案管理人员因此形成坐等靠以及档案不全和自己没有责任这样一些思想。所以档案管理者必须具备良好的职业素质，作为一名人事档案管理人员，既要耐得住寂寞，又不能安于寂寞，就是说，既要认真做好档案的接收、编目、装订、归档等琐碎工作，又要主动去克服工作中的随意性，努力改变归档工作被动、不及时的现象，因为被动收集往往会造成一些档案材料的不全。因此档案管理人员应有目标有计划地开展工作，可根据处内科室的业务分工，分别制定出人事处各科室的详细归档材料目录和移交时间，让各业务科室明确自己在业务活动中人事档案的收集和归档内容，使档案收集工资规范化和系统化。

2、变封闭型管理为开放式管理。人事档案工作不是闭门造车，不是仅仅起到整理和保管的作用，而应开放式地提供服务，并通过服务进一步促进人事档案的收集和归档工作。例如职工在查阅亲属关系方面的需求比较大，那么在今后的收集过程中，对于个人亲属关系方面的材料，具有一定的保存价值又能为个人提供服务的资料就应该进行收集和归档。此外，，人事档案管理人员还应积极参与和配合各业务科室开展工作，及时地掌握和督促工作中形成的文件资料，并进行归档，这样档案的收集工作才能做得更细、更全、更好。

3、要坚持以人为本可持续发展的收集思路。一方面，人事档案是为职工、为组织人事部门服务的，所以人事档案的收集应“以人为本”。根据服务对象的需求和变化，将体现人们工作、生活状态、智慧结晶的各种类型的档案材料收集起来，并力求所形成材料的齐全完整，为收集工作拓展新的发展空间，以便更好地为学校和职工提供服务。另一方面，档案的价值并非恒定不变，而是动态变化的，人事档案的范畴是随着学校的发展和相关工作的进一步规范而呈现动态地变化，在此过程也产生了一些新的文件材料，这些材料并没有在原来的归档范围之内，但具有保存意义和价值。因此，我们必须要有可持续发展的档案收集理念，要能够根据学校和国家的发展，与时俱进地将一些有价值的文件材料收入个人档案里。例如，目前新招聘人员的人事档案按国家要求要进行人事代理，交由人才中心管理，那么我们单位内收集的资料不要僵化在原来的范围，可根据工作的需要，对个人有保存意义和价值的资料进行增加，如学历学位、资格证书身份证复印件，人事代理合同书，高校教师资格申请书、独子证申请表等资料都可进行收集和归档。

2 收集过程中的几个重要环节

1、要建立健全人事档案的收集制度。人事档案工作应有计划有总结，可结合学校的实际，建立健全人事档案管理制度，克服工作中的随意性，按照目的性、有效性、及时性的原则，实现人事档案的规范管理。档案管理人员通过与各科室业务工作的配合和督促，一方面可以增强大家对人事档案的收集归档意识，形成重视档案，自觉进行档案收集和移交工作的氛围，另一方面可以督促业务活动中形成的档案材料并及时归档。

2、明确人事档案的收集范围。可根据人事处内各科室的业务分工，分别制定出完整详细的各科室收集归档文件内容。以我校为例，人事处内设工资科、专技科、人事科和综合科四个科室，根据业务分工不同，分别制定出四个科室应归档材料，如工资转正定级表、工资变动审批表、薪级变动表、调动人员的工资介绍信等材料由工资科负责收集和归档；专业技术人员任职资格评审表、工人等级资格审批表、单位的聘任通知、职工每年的履职考核表、大中专毕业生考核表、职工学籍、进修培训等材料由专技科负责收集和归档；干部履历表、事业单位聘用通知、聘用登记表、报到证、就业协议、体验表等材料由人事科负责；各级各类先进表彰的登记表、解聘登记表、教师资格认定申请表、人事代理合同等材料由综合科负责。这样各科室不管人员是否变动，都能明确自己应负责的归档内容。

3、加强人事档案材料的收集力度。随着教育体制改革的不断深入以及高校人事制度的改革，教职工考核、考察、学历、学位、各类培训、专业技术晋升、工资变动、干部聘任等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来新的更高的要求。一方面，除参与、制定和督促内部各业务科室的档案收集工作外，要主动提醒涉及人事档案材料的其处室人员进行人事材料归档。如全校进行完新一轮的科级干部聘任工作后，就应主动提醒组织部门移交干部任免呈报表等相关资料。另一方面，对于流动性的人事档案，比如人员调动，档案随着人员调动而转移，也给收集材料增大了难度。为保证档案的完整性，档案移交过程中，发现缺漏要督促补上。因此，档案管理人员在收集档案材料时应做到内部收集与外部收集相结合，在收到从外单位调入人员的档案时，要认真检查和核实，发现有缺漏的材料，要千方百计地及时追补和不断补充。

3 收集工作的方式与方法。人事档案的收集采用定期收集和不定期收集的方式

定期收集一般根据业务部门的常规性工作来制定收集的时间和内容，如每年的薪级工资表、履职考核表以及年终的奖励登记表等。事实上，人事档案的大部分材料都是采用不定期的收集方式，都是根据业务工作情况，每办理完毕一件工作后，就及时地进行收集和移交。如：职称评定材料、工资变动审批材料、新录用人员相关材料、省市表彰先进材料等，这就需要档案管理人员必须具备参与意识，随时关注学校大事和处内的业务工作，在日常实际工作中，与处领导、各科室加强沟通与交流，对工作中形成的材料，待办理完毕后，主动收集归档，确保及时、齐全、完整地收集各类人事档案资料。

人事档案的价值在于利用，即为学校服务，为职工个人服务，为社会服务，所以在搞好学校人事档案收集工作的同时，应进一步加强人事档案信息资源的开发与利用，采取多种形式和方法，让人事档案信息资源发挥更大、更好的作用，通过档案管理人员自己主观的努力，把档案服务提高到一个新的水平，为学校的发展做出应有的贡献。